Zijn uw algemene voorwaarden wel van toepassing?

Veel ondernemingen maken gebruik van algemene voorwaarden om zo onder andere garantie, aansprakelijkheid, forumkeuze of termijnen te regelen. De basisregel voor algemene voorwaarden is vrij eenvoudig: het gaat om bedingen die niet de kern van de prestatie dan wel de overeenkomst weergeven, zie artikel 6:231 BW. Anders gezegd: niet opneembaar in de algemene voorwaarden zijn bedingen die veelal zullen samenvallen met de essentialia zonder welke een overeenkomst, bij gebreke van voldoende bepaalbaarheid van de verbintenissen, niet tot stand komt (HR 28 september 2018, ECLI:NL:HR:2018:1800).

De hierboven genoemde eis levert regelmatig in de rechtszaal discussie op omdat de gebruiker van de algemene voorwaarden, al dan niet bewust, toch kernbedingen hierin opneemt. Toch worden algemene voorwaarden geregeld door een rechter om een andere reden vernietigd, namelijk wegens het niet kenbaar zijn van de algemene voorwaarden. Artikel 6:233 BW heeft naast de eis over het soort bedingen nog een andere belangrijke functie: de terhandstellingsplicht.

De wederpartij bij een overeenkomst of de gebruiker van een aangeboden dienst moet vooraf de kans krijgen om niet alleen de algemene voorwaarden in te zien, maar ook te bewaren. De zogenaamde dossierfunctie van artikel 6:234 BW zorgt ervoor dat de wederpartij te allen tijde kan weten wat zijn of haar rechten en plichten zijn zonder dat de gebruiker te kwader trouw de algemene voorwaarden tussentijds kan wijzigen.

Maar de vraag is dus: hoe stel ik als ondernemer mijn algemene voorwaarden juist ter hand?

Val in ieder geval niet in de kuil waarin veel ondernemingen wel vallen: het simpelweg aan de wederpartij kenbaar maken dat er algemene voorwaarden bestaan (op bijvoorbeeld de website), is onvoldoende om te kunnen stellen dat er ter hand is gesteld (HR 11 februari 2011, ECLI:NL:HR:2011:BO7108). De gebruiker van algemene voorwaarden moet het initiatief nemen om ervoor te zorgen dat de wederpartij kennisneemt van deze algemene voorwaarden. Zo kan tevens de discussie voorkomen worden welke algemene voorwaarden precies van toepassing zijn, zeker bij ondernemingen met meerdere versies van algemene voorwaarden.

Er zijn meerdere manieren om de algemene voorwaarden ter hand te stellen:

• Fysiek overhandigen: tijdens het tekenen van de overeenkomst kunnen de algemene voorwaarden aan de overeenkomst worden gehecht en kan er in de overeenkomst worden opgenomen dat de wederpartij kennis heeft genomen hiervan.
• Per e-mail: komt de overeenkomst tot stand via bijvoorbeeld het internet of via een opdrachtovereenkomst via e-mailverkeer? Dan kunt u:
  • de algemene voorwaarden als bijlage meesturen of;
  • een duidelijke en directe hyperlink opnemen in bijvoorbeeld uw e-mailhandtekening.
• Beschikbaar stellen op de website: nemen klanten uw dienst of product af via een website? Dan volstaat aanwezigheid op uw website, mits u duidelijk maakt dat deze aanwezig zijn en hier direct naar linkt.

Voor elektronische wijze van ter hand stellen blijft van belang: de wederpartij moet de algemene voorwaarden direct zonder overbodige handeling op kunnen slaan (MvT, Kamerstukken II 2001/02, 28197, 3, p. 59).

Drie goede vragen om dus altijd te stellen zijn: 1) Zijn de algemene voorwaarden voor het tot stand komen van de overeenkomst ter hand gesteld? 2) Heeft de wederpartij de kans gehad om deze te bewaren? 3) Kan ik mijn algemene voorwaarden nog directer toegankelijk maken?

De bovenstaande mogelijkheden zijn natuurlijk algemeen en elke onderneming heeft een andere aanpak nodig of valt wellicht onder één van de vele uitzonderingen.

Heeft uw onderneming (nieuwe) algemene voorwaarden nodig of wilt u zeker weten dat uw algemene voorwaarden aan alle wettelijke eisen voldoen, neem dan gerust contact met ons op (info@ebhlegal.nl)

De inhoud van deze blog is algemeen van aard en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.