Werkgevers opgelet: informeer werknemers over opname vakantiedagen!

Hoofdregels verval vakantiedagen

Op grond van de wet is de hoofdregel dat wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin ze verworven zijn, tenzij de werknemer tot aan dat tijdstip redelijkerwijs niet in staat is geweest de wettelijke vakantiedagen op te nemen.

Voorbeeld: een werknemer die op fulltime basis werkt heeft recht op 20 wettelijke vakantiedagen per jaar. Indien deze niet zijn opgenomen in 2021, vervallen deze op 1 juli 2022. Ziekte kan bijvoorbeeld een omstandigheid zijn dat een werknemer niet in staat is geweest de vakantiedagen op te nemen. Dan moet het wel om een ziekte gaan waardoor een vakantie (en de reis) onmogelijk is. De bedrijfsarts kan daar bij twijfel een advies over geven. In dat geval vervallen ze dus niet op 1 juli 2022.

Vaak kent een werkgever (al dan niet op basis van een CAO) extra vakantiedagen toe bovenop het minimum. Dit worden de bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen en voor de vakantiedagen waarvan een werknemer redelijkerwijs niet in staat was om deze op te nemen geldt dat deze verjaren vijf jaar na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan.

Voorbeeld: in januari 2021 toegekende bovenwettelijke dagen verjaren na vijf jaar en 11 maanden, dus eind december 2026.

Op basis van vaste rechtspraak wordt een werknemer altijd geacht de oudste vakantiedagen eerst opgenomen te hebben en niet als eerste de vakantiedagen opgenomen te hebben die zijn opgebouwd in het jaar waarin hij de vakantie opneemt. Een werkgever dient hiermee dus rekening te houden in het verlofsysteem.

Naast bovengenoemde hoofdregels en de uitzondering dat een werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen (bijvoorbeeld door ziekte) heeft te gelden dat de werkgever een zorg- en informatieverplichting heeft ten aanzien van het feit dat een werknemer ook daadwerkelijk de vakantiedagen opneemt. De werkgever moet de werknemer tijdig en op transparante wijze informeren over het bestaan van de openstaande vakantiedagen en de gevolgen van het niet opnemen daarvan (namelijk het vervallen/verjaren). Als de werkgever niet kan aantonen aan deze zorg- en informatieverplichting te hebben voldaan en neemt de werknemer zijn/haar vakantiedagen niet op, dan vervallen/verjaren de dagen niet.

Informatieverplichting werkgever

In een recente uitspraak van het Gerechtshof Den Haag is de zorg- en informatieverplichting van de werkgever weer eens herhaald. De werkgever voerde in deze zaak verweer dat de werknemer ook zonder de informatieverplichting van de werkgever gelet op zijn juridische achtergrond (werknemer was namelijk advocaat!) op de hoogte was van de gevolgen van het niet opnemen van de vakantiedagen. Het hof ging daar niet in mee: het bestaan van juridische kennis bij een werknemer, doet geen afbreuk aan de zorg- en informatieverplichting van de werkgever.

Advies aan werkgevers

Conclusie: Voor werkgevers is het dus van groot belang niet alleen hun verlofadministratie goed bij te houden, maar ook de werknemer tijdig te informeren over het saldo van de openstaande dagen en te wijzen op de gevolgen indien de vakantiedagen niet tijdig worden opgenomen. Het advies is dan ook om steeds einde van het jaar de werknemers van beide punten op de hoogte te stellen. Zo voldoe je als werkgever aan je zorg- en informatieverplichting en voorkom je een stuwmeer aan vakantiedagen!

Wilt u meer informatie over dit onderwerp of heeft een andere arbeidsrechtelijke vraag? Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze arbeidsrechtadvocaten. Wij staan u graag te woord!