Eindelijk zijn ze verschenen

De nadere regels voor het in mindering brengen van kosten op de transitievergoeding

Eindelijk zijn ze verschenen, de langverwachte ministeriële regelingen waarin nader invulling aan belangrijke onderdelen van de WWZ wordt gegeven.
Een van deze regelingen  waarop zo lang is gewacht, regelt welke kosten straks, na 1 juli 2015, in mindering mogen worden gebracht op de transitievergoeding en aan welke voorwaarden dan moet worden voldaan.
Ik zal een poging doen om de regeling uit te leggen.
Om te beginnen wordt er een onderscheid gemaakt tussen de  verschillende kosten:

1. Transitiekosten
   Dat zijn kosten die zien op het voorkomen van werkloosheid of het bekorten van de duur van de werkloosheid. Denk daarbij aan kosten voor (om)scholing, outplacement, maar ook het langer in dienst houden dan de geldende opzegtermijn om vanuit de bestaande baan naar ander werk te solliciteren.Kenmerkend voor deze kosten is dat ze vlak voor,  of direct na het ontslag worden gemaakt.
2. Inzetbaarheidskosten
   Dat zijn kosten die zien op de vergroting van de inzetbaarheid van de werknemer buiten de organisatie van de werkgever. Denk daarbij aan het door een timmerman laten volgen van een cursus metselaar of het door een boekhouder laten volgen van een cursus coaching. Kenmerkend voor deze kosten is dat ze juist gedurende het dienstverband worden gemaakt zonder dat een ontslag aan de orde is.

Wat zijn nu de voorwaarden voor het in mindering brengen van deze kosten op de transitievergoeding?

1. de kosten moeten zijn gemaakt nadat deze kosten gespecificeerd en schriftelijk zijn medegedeeld aan de werknemer.
   De eerste voorwaarde levert geen probleem op voor toekomstige transitiekosten, maar natuurlijk wel voor in het verleden gemaakte inzetbaarheidskosten. Welke werkgever immers zal in het verleden voorafgaand aan de gemaakte kosten deze kosten gespecificeerd en schriftelijk hebben medegedeeld aan de werknemer. Als er al een werkgever bestaat die dat wel heeft gedaan dan zal de tweede voorwaarde hem waarschijnlijk alsnog opbreken.
2. De kosten moeten immers  bovendien zijn gemaakt nadat de werknemer schriftelijk heeft ingestemd met het in mindering brengen van deze kosten
   Er is geen enkele werkgever die in het verleden verzocht zal hebben om een schriftelijke instemming van de werknemer om de gemaakte inzetbaarheidskosten in mindering te laten strekken op de transitievergoeding. Eenvoudigweg vanwege het feit dat er in het verleden geen transitievergoeding bestond. Er is overigens wel een uitzondering mogelijk op het instemmingsvereiste. Indien het omscholen of het aanbieden van een outplacement verplicht is gesteld in een CAO of een sociaal plan. Vanwege deze verplichting van de werkgever hoeft hij niet van iedere werknemer afzonderlijk een schriftelijke instemming te verkrijgen.
3. De kosten moeten zijn gemaakt door de werkgever die ook de transitievergoeding moet betalen.
   Deze voorwaarde heeft te maken met het begrip ‘opvolgend werkgeverschap’  Dit kan bijvoorbeeld een rol spelen bij seizoenarbeid waarbij de tussenpoos tussen elkaar opvolgende arbeidsovereenkomsten (seizoenen) langer is dan zes maanden. Inzetbaarheidskosten die gemaakt zijn in het ene seizoen kunnen dan niet in mindering worden  gebracht op de eventueel verschuldigde transitievergoeding in de toekomst. Ook in het geval van een doorstart na een faillissement kan deze voorwaarde een rol spelen.
4. De kosten mogen niet bestaan uit het loon
   Daarmee wordt bijvoorbeeld bedoeld het verschuldigde loon voor de arbeidstijd die de werknemer heeft besteed  aan het volgen van de opleiding. Hierop is wel een uitzondering: Indien immers een langere opzegtermijn in acht wordt genomen dan vereist waardoor  de werknemer vanuit een ‘werkende’ positie kan gaan solliciteren dan mag wel het loon over die extra periode in mindering worden gebracht. Voorwaarde is dan wel dat de werknemer over die extra periode volledig wordt vrijgesteld van zijn werkzaamheden.
5. De kosten moeten in een redelijke verhouding staan tot het doel waarvoor ze zijn gemaakt.
   Deze problematiek zou bijvoorbeeld kunnen spelen bij een krachtens sociaal plan verplicht gesteld veel te duur outplacement traject. Van de cao partijen mag echter wel verwacht worden dat zij daar oog voor zullen hebben. Op andere vlakken zie ik door deze voorwaarde niet veel problemen ontstaan omdat de werknemer uiteraard in dat geval zijn schriftelijke instemming zal onthouden.
6. De kosten moeten zijn gemaakt gedurende, of na de periode waarover de transitievergoeding wordt berekend.
   Op zich zelf is deze  bepaling helder. Het is wel van belang dat de werkgever de kosten die hij langer dan 5 jaar voorafgaand aan het ontslag niet meer in mindering mag brengen. Van deze bepaling mogen partijen dan wel weer schriftelijk afwijken.
7. De kosten kunnen niet op een derde worden verhaald
   In sommige gevallen is het mogelijk dat de werkgever die bijvoorbeeld scholing aanbiedt hij deze scholingskosten (gedeeltelijk) kan declareren bij een speciaal  fonds. Als dat kan dan mag hij die kosten niet ook nog eens in mindering brengen.
8. De kosten kunnen niet op de werknemer worden verhaald
   Indien voor het volgen van een opleiding een zgn studiekostenbeding is overeengekomen waardoor de werkgever bij het einde van de arbeidsovereenkomst recht heeft op een al dan niet gedeeltelijke terugbetaling van de gemaakte studiekosten dan kunnen die kosten niet ook nog eens in mindering worden gebracht op de transitievergoeding.Ook deze bepaling zal in de praktijk niet snel problemen opleveren. Een dergelijke studiebepaling is immers doorgaans gekoppeld aan een vrijwillig vertrek van de werknemer. Bij een vrijwillig vertrek is er uiteraard geen sprake van de verplichting een transitievergoeding te voldoen.Bovendien zal  een dergelijk studiekostenbeding doorgaans verband houden met scholingskosten die verband houden met een betere uitoefening van de functie. Dergelijke kosten vallen echter niet onder de zgn inzetbaarheidskosten, zodat deze kosten sowieso niet in mindering mogen worden gebracht.

Tot zover het overzicht van de belangrijkste voorwaarden voor de toepassing van de korting op de transitievergoeding.
Werkgevers moeten er met name op gaan letten dat zij kunnen voldoen aan de voorwaarden 1 en 2 en een en ander heel goed gaan administreren. Dat is weliswaar een hele uitdaging, maar wel een die direct geld bespaart als er onverhoopt toch een einde komt aan de relatie met de werknemer.
Ingewikkeld is het niet. Een standaard formuliertje voorzien van een overzicht van de te maken kosten en een bepaling dat de werknemer instemt met het in mindering brengen op de transitievergoeding voorzien van een handtekening  van de werknemer volstaat. Het is daarbij wel van doorslaggevend belang dat de datum van ondertekening voor de datum van betaling ligt.